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Une Mutuelle Entreprise ?

La Décision Unilatérale de l’Employeur est un document écrit par lequel le chef d’entreprise prend un engagement social envers ses salariés. Il s’agit de l’une des 3 manières* de mettre en place une complémentaire santé obligatoire fixées par l’article L911-1 du code de la Sécurité sociale.

Mettre en place sa mutuelle avec une DUE
La DUE est un document exigent en termes de rédaction, qui demande une mise à jour à chaque changement dans la réglementation en vigueur.

Avec la DUE, le chef d’entreprise peut définir lui-même les modalités de la couverture santé qu’il souhaite instaurer dans sa société (toujours en respectant les exigences de l’Accord National Interprofessionnel du 11 janvier 2013). Il est cependant tenu d’informer le Comité d’Entreprise, s’il en existe un, en lui transmettant tout document utile (projet de DUE, contrat d’assurance, tableaux de garanties…). Celui-ci donnera ensuite un avis favorable ou défavorable – uniquement à titre consultatif.

Par ailleurs, afin de trouver une mutuelle répondant aux besoins des futurs assurés, le chef d’entreprise a tout intérêt à consulter ses salariés en amont.

Que doit contenir la DUE ?

Ce document technique, doit contenir de nombreux éléments.  Il doit notamment indiquer:

    • Qui bénéficiera du contrat, c’est-à-dire la catégorie objective de personnel aussi appelée collège de salariés (collège cadre ou collège non cadre) qui sera couverte par la mutuelle collective obligatoire ;
    • Quels seront les éventuels cas de dispenses d’affiliation ;
    • Quel sera le risque couvert ;
    • Il faut aussi anticiper les éventuelles hausses tarifaires et notamment la participation financière de l’employeur et du salarié sur la hausse des cotisations ;
    • Quelles seront les modalités de révision ou de dénonciation ;
    • Quel type de tarifs (uniforme ou isolé/famille ou adulte/enfant etc.) est prévu par l’employeur ;
    • Quelle sera la date de prise d’effet et la durée de la DUE ;
    • Le cas échéant, quelles seront les modalités d’adhésion des ayants droit : obligatoire ou facultative ;
    • Il est recommandé d’inclure le fonctionnement de la portabilité des droits (même si cette clause est facultative) ou au moins de le mentionner en renvoyant vers la notice d’information qui l’explique déjà.
  • La DUE peut mentionner à titre facultatif le nom de l’organisme assureur qui a été choisi.

A noter :

    • Il est recommandé de ne pas intégrer dans la DUE le tableau de prestations (c’est-à-dire la grille de remboursements) mais plutôt de faire un renvoi au contrat pour le détail du niveau de garanties. En effet, inclure les prestations impose de mettre à jour la DUE à chaque évolution des postes de remboursements.
  • Si l’entreprise fait une distinction entre les collèges de salariés cadres et non cadres, il faudra rédiger deux DUE différentes.

Rédiger une DUE est donc une tâche complexe, d’autant plus qu’il faut maintenir le document à jour en fonction des évolutions réglementaires. Il peut donc être judicieux d’être accompagné dans sa préparation et sa rédaction par un professionnel, tel qu’un avocat de droit social ou encore votre assureur.

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Les exigences liées à  la DUE

Lorsque vous mettez en place une mutuelle obligatoire par DUE, vous devez respecter plusieurs obligations :

informer chaque salarié du contenu de la DUE en lui remettant un exemplaire écrit ;

conserver la preuve de la remise de la DUE à chaque salarié en cas de contrôle Urssaf. Pour cela, 3 options sont possibles :

  • Faire signer chaque salarié à qui a été remis un exemplaire de la DUE sur une liste d’émargement ;
  • Organiser une remise en main propre en échange d’une décharge individuelle, document que vous devrez conserver ;
  • Faire un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette solution est indispensable pour les salariés absents (congés, maladie…). En effet, il ne faut pas attendre leur retour pour les informer. Car ce n’est pas à leur date de reprise qu’ils seront affiliés à la garantie, mais bien dès sa prise d’effet. Ils doivent donc être au courant des modalités pour, le cas échéant, faire valoir un cas de dispense.

– Il faudra également informer tous les nouveaux embauchés (et en conserver la preuve) ;

La rédaction de la DUE est aussi exigeante en termes juridique et doit être aussi exhaustive qu’un accord référendaire ou collectif ;

Les salariés déjà présents dans l’entreprise à la date de mise en place de la mutuelle obligatoire par DUE, contrairement à ceux embauchés ultérieurement, peuvent refuser d’y adhérer :

  • sauf si l’employeur prend en charge à 100 % les cotisations ;
  • le salarié ne souhaitant pas adhérer à la mutuelle doit produire une demande de dispense par écrit.

 

Les différentes manières d’instaurer une complémentaire santé obligatoire*

Outre la DUE, les autres possibilités pour mettre en place une mutuelle d’entreprise sont :

    • une convention ou un accord collectif : ces textes sont négociés au niveau de la branche professionnelle (convention ou accord de branche) ou de l’entreprise (accord d’entreprise) ;

 

  • un accord référendaire : le chef d’entreprise soumet un projet qui doit être ratifié à la majorité des salariés concernés dans l’entreprise. Attention : la majorité à retenir n’est pas celle des votants mais celles des inscrits au vote. Si moins de la moitié des salariés se déplacent aux urnes, le « oui » n’a aucune chance de l’emporter.

A noter que la DUE est généralement privilégiée par les TPE et les PME, étant plus facile et plus rapide à mettre en place que l’accord par référendum. Ce dernier nécessite, en effet, une certaine logistique : prévoir une urne, un isoloir, un horaire d’ouverture du bureau de vote, des salariés volontaires pour le dépouillement…

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