Toutes les personnes concernées par la complémentaire santé d’entreprise doivent être informées de sa mise en place : collaborateurs, ressources externes pour lesquels l’instauration de la mutuelle obligatoire entraîne de nouvelles tâches (gestionnaire de paie, expert-comptable…). Voici la liste des personnes et entités à ne pas oublier !
Les salariés
Avant la souscription du contrat
Dans un premier temps, le dirigeant peut interroger ses salariés dans le but de recueillir leurs besoins réels.
Voici quelques questions qui vous aideront à cerner leurs attentes : quelle est la situation conjugale de mes employés ? Quelle est la moyenne d’âge dans mon entreprise ? Pour obtenir ces informations et réfléchir collégialement sur le sujet, vous pouvez décider d’organiser une réunion ou simplement de faire circuler un questionnaire.
Une fois le contrat souscrit
Selon l’article 12 de la loi n°89-1009 du 31 décembre 1989, l’employeur a l’obligation légale de diffuser une notice informative détaillée à tous les bénéficiaires du régime. Cette notice définit les garanties souscrites ainsi que les modalités d’application. Vous êtes également tenu d‘informer vos salariés de toute modification du contrat. Vous devez aussi faire parvenir une copie de la Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) à chaque salarié. Cette étape obligatoire ne doit pas être négligée. Pour obtenir les exonérations de charge, l’employeur devra en effet apporter la preuve que les salariés ont bien reçu un exemplaire de la DUE (en faisant signer une liste d’émargement par exemple).
Le comité d’entreprise (pour les entreprises d’au moins 50 salariés)
Avant la souscription du contrat
Avant de prendre sa décision, comme avant toute modification du contrat, l’employeur a le devoir de consulter le comité d’entreprise ou, à défaut de CE, les délégués du personnel (pour les entreprises d’au moins 11 salariés). Le CE organise une procédure d’information-consultation préalable à la mise en place des garanties. Il est donc nécessaire de lui transmettre tous les documents utiles tels que le projet de DUE, le contrat d’assurance, la liste des prestations, etc. Suite à l’étude du dossier, le comité délibère et prend la décision d’émettre un avis favorable ou défavorable. Son rôle reste consultatif. Le chef d’entreprise peut donc ne pas tenir compte de sa recommandation.
Une fois le contrat souscrit
Chaque année, le comité d’entreprise peut demander à prendre connaissance du rapport sur les comptes de la complémentaire santé obligatoire afin d’établir des statistiques de consommation des adhérents. Autre rôle possible : alerter les salariés en cas de consommations excessives qui pourraient mener à une augmentation des cotisations.
L’expert-comptable
Si vous avez choisi un expert-comptable (interne ou en cabinet) pour la gestion des paies dans votre entreprise, il doit être mis au courant pour être en mesure de répercuter le tarif de la cotisation dans la fiche de paie.
Après avoir pris connaissance de vos intentions, l’expert-comptable pourra éventuellement vous faire part de son avis en ce qui concerne la part des cotisations financée par l’entreprise et vous aider lors de la rédaction de la DUE.
Les ressources humaines
Si votre entreprise est dotée d’un service ressources humaines, c’est probablement lui qui s’occupera de la gestion des salaires. Il est indispensable de lui transmettre un exemplaire de la DUE pour qu’il puisse prendre en compte le montant des cotisations lors de l’établissement des fiches de paie.
Les RH prennent en charge la gestion des contrats de travail donc de faire remplir le formulaire concernant la mutuelle obligatoire à chaque nouvelle embauche.
Le service RH a pour rôle de faciliter l’accès à l’information au sein de l’entreprise. Ses représentants doivent être informés pour être en mesure de répondre aux questions des salariés concernant leur complémentaire santé collective.
La communication interne
La mise en place de la mutuelle d’entreprise est un changement imposé aux employeurs… mais aussi aux salariés. Que vous disposiez ou non d’une personne ou d’un service pour la communication de votre entreprise, il est judicieux de prendre le temps nécessaire pour s’assurer de la bonne compréhension des garanties mises en place et de l’acceptation de cette nouvelle mutuelle par les salariés.