Il existe différentes manières de gérer un contrat de mutuelle collective. Votre entreprise doit-elle effectuer elle-même l’appel de cotisation ou est-il préférable de déléguer cette tâche à l’organisme assureur ? Le contrat doit-il proposer la prise en charge des ayants droit ? Qui s’occupe de la modification d’un contrat et de la transmission de la carte de Tiers payant ? Voici les solutions de gestion qui se présentent à vous.
Quels sont les différents types de gestion ?
- Solution n°1 : l’employeur peut décider de gérer lui-même un contrat socle qui propose la couverture des ayants droit.
Son rôle est alors de collecter l’intégralité des cotisations des salariés et de leurs ayants droit au travers de la paie de l’employé. Il les transmet ensuite à l’assureur. Cette solution consiste à alléger le travail des services de gestion de l’assureur afin de réduire le montant consacré au suivi des contrats. En revanche, en déduisant la part de cotisation des ayants droit directement du salaire de l’employé, c’est la gestion de la paie de l’entreprise qui devient plus complexe.
- Solution n°2 : même dans le cas où elle propose la couverture des ayants droit, l’entreprise peut décider de n’effectuer l’appel de cotisation que pour son salarié.
Les cotisations pour les ayants droit sont directement prélevées sur le compte bancaire du salarié. Ce système simplifie la gestion de la paie de l’entreprise. Cette solution aura néanmoins tendance à faire croître les tarifs de la mutuelle du fait de l’augmentation du coût de gestion. Si la couverture des ayants droit est obligatoire et que l’employeur participe à son financement, il devra collecter la cotisation à travers la paie de l’employé pour bénéficier des exonérations fiscales.
- Solution n°3 : l’employeur peut très bien opter pour une mutuelle d’entreprise qui ne couvre pas les ayants droit.
Toutefois, il peut être socialement délicat que l’entreprise choisisse un contrat santé qui ne prend pas en compte le conjoint ou les enfants. L’assureur peut alors proposer aux ayants droit un second contrat composé des mêmes garanties. Ce type de gestion des contrats simplifie également l’administration des paies des salariés. Cependant, la multiplication des documents contractuels, les coûts de gestion ainsi que le principe de mutualisation des risques augmentent le montant de l’assurance.
Qui s’occupe de la mise à jour des contrats ?
En cas de changement d’adresse ou de modification de la situation familiale, l’adhérent, appelé aussi participant, aura l’obligation de contacter l’assureur dans les plus brefs délais afin d’effectuer les modifications nécessaires. Ces changements peuvent être effectués par l’employeur en fonction des modalités prévues dans le contrat.
Lors d’un changement de convention collective, d’activité ou en cas de rupture du contrat de travail, c’est l’employeur qui sera chargé d’informer l’assureur.
Dans certains cas, le contrat d’assurance prévoit une clause protégeant l’assureur contre les omissions de déclarer un changement de situation. Par exemple, si un salarié quitte l’entreprise et que l’employeur ne prévient pas l’assureur, ce dernier remboursera des prestations à une personne qui ne fait plus partie du groupe assuré. Quand il s’en rendra compte, l’assureur demandera le remboursement des prestations indûment payées au salarié, voire à l’employeur lui-même.
Comment obtient-on la carte de Tiers payant ?
Le Tiers payant permet à l’adhérent de ne pas avancer ses frais de santé. Lors de l’adhésion, chaque adhérent bénéficie d’une carte de Tiers payant transmise par l’assureur. Lorsque les garanties prennent fin, l’entreprise se doit de restituer les cartes de Tiers payant des bénéficiaires à l’organisme assureur. En théorie, cette responsabilité incombe à l’employeur.