Mutuelle collective : que faire à l’embauche d’un nouveau salarié ?


Dès le 1er janvier 2016, chaque nouveau salarié aura l’obligation de s’affilier à la complémentaire santé de son entreprise. Quelles formalités devront respecter le nouvel arrivant et l’employeur ? Comment gérer les éventuels cas de dispense ? On vous explique les étapes à suivre.  

Informer le salarié dès son arrivée

Lors du premier jour d’embauche, l’employeur est tenu de remettre au salarié :   Pour s’affilier, le nouveau collaborateur devra ensuite remplir le bulletin individuel et transmettre les pièces justificatives à envoyer à l’organisme assureur : copie de l’attestation d’Assurance Maladie pour chaque bénéficiaire, relevé d’identité bancaire, justificatifs pour les éventuels ayants droits, etc.. Nota bene : L’entreprise doit impérativement conserver la preuve que le nouveau collaborateur a reçu un exemplaire de la DUE en lui faisant signer un document attestant qu’un exemplaire de la DUE lui a bien été remis. Il s’agit en effet d’une condition obligatoire pour bénéficier de l’exonération des charges sociales.

Et si le nouvel arrivant souhaite bénéficier d’une dispense d’adhésion ?

Si le salarié souhaite être dispensé, et que sa situation correspond à l’un des cas intégré à la DUE*, charge à lui de produire une demande par écrit. Cette dernière devra indiquer que l’employeur a informé le salarié des conséquences de son choix. Il devra également fournir, si besoin, des justificatifs de dispense. Le chef d’entreprise devra conserver soigneusement ces justificatifs qui pourront lui être demandés en cas de contrôle Urssaf. Il devra également s’assurer qu’ils soient remis à jour chaque année par les salariés concernés. Par exemple, si l’un de vos collaborateurs bénéficiait déjà une couverture individuelle à son arrivée , il faudra bien s’assurer qu’il s’affilie directement à la mutuelle d’entreprise à l'échéance de son contrat personnel. *Pour rappel, seuls les cas de dispense que l’employeur aura choisi d’intégrer à la DUE pourront être considérés, sauf ceux exerçables de plein droit.