Préparer le contrat d’adhésion à la mutuelle d’entreprise


Pour mettre en place sa mutuelle d'entreprise, l'employeur doit rédiger le contrat d'adhésion. Il comprend la demande d'adhésion pour l'entreprise ainsi que les demandes individuelles des salariés. Vous avez fait votre choix de mutuelle obligatoire. Il est désormais l’heure de remplir le contrat d’affiliation à envoyer à l’organisme assureur. Ce document regroupe la demande d’adhésion de l’entreprise et la demande individuelle d’affiliation de chaque salarié. Des documents complémentaires peuvent être requis. Voici les étapes clé du processus d’affiliation.  

Affiliation de l’entreprise

Première étape : remplir un formulaire de demande d’adhésion pour l’entreprise. Il faut renseigner la raison sociale de l’entreprise (nom, sigle, adresse, forme juridique, numéro de SIRET, etc.) et identifier nommément son dirigeant. Ensuite, l’employeur précise les garanties auxquelles il souhaite souscrire ainsi que le taux de cotisation choisi. Il indique la catégorie et l’effectif du personnel à couvrir et établit la liste des personnes à assurer, y compris les salariés en arrêt de travail.  

Adhésion des salariés

Chaque salarié doit obligatoirement compléter un bulletin d’adhésion individuelle dans lequel il renseigne ses informations personnelles : nom, coordonnées, situation familiale, nombre d’enfants à charge, numéro de Sécurité sociale, salaire, etc. Il dresse ensuite la liste de ses ayants droit si le contrat souscrit par l’entreprise est étendu aux membres de la famille du salarié. L’assuré doit impérativement joindre une copie de l’attestation d’Assurance Maladie de tous les bénéficiaires. En ce qui concerne l’affiliation du conjoint, une attestation sur l’honneur de vie maritale ou une copie du Pacte Civil de Solidarité pourront être demandées. Pour les enfants bénéficiaires, l’assureur pourra exiger un certificat de scolarité, une copie de contrat d’apprentissage ou d’inscription à Pôle Emploi. Le salarié doit également accompagner sa demande d’un relevé d’identité bancaire afin de percevoir les remboursements directement sur son compte. Selon l’assureur, l’adhérent pourra être appelé à répondre à un questionnaire de santé. Les demandes individuelles d’affiliation doivent être complétées et signées conjointement par l’entreprise et le salarié concerné, y compris les salariés en arrêt de travail. L’adhésion est enregistrée dès la réception du dossier complet. A ce moment, l’organisme assureur met à disposition des notices d’information destinées à chaque adhérent. Chaque nouvel embauché devra ensuite renseigner un bulletin d’adhésion individuelle le jour de la signature de son contrat afin d’être affilié à la mutuelle de l’entreprise, excepté en cas de dispense. L’employeur devra également lui remettre un exemplaire de la DUE (décision unilatérale de l’employeur).  

Vers des contrats dématérialisés

De nombreux contrats d’assurance peuvent désormais être souscrits en ligne. Si la compagnie d’assurance propose ce service, les entreprises pourront souscrire leur assurance en ligne en quelques clics grâce à une signature électronique. Un procédé simple et un véritable gain de temps pour le chef d’entreprise.