Quand Lorys nous a dit qu’il avait reçu une invitation pour tester Facebook at Work, on a tous dit « Banco ». Depuis une dizaine de jours, les équipes de cmonassurance, mutuelle.fr et une partie des salariés d’Alptis Assurances testent la version bêta du réseau social d’entreprise (RSE) créé par Facebook. Alors, faut-il délaisser l’intranet maison et les autres RSE au profit du nouvel arrivant ?

 

Les principaux atouts de Facebook at Work

Une inscription aisée

Il y a deux possibilités pour rejoindre le RSE :

  • soit avec son profil Facebook « particulier ». Dans ce cas, l’interface propose un menu déroulant en haut de page pour passer alternativement d’un profil perso au profil pro. L’invitation est toutefois reçue obligatoirement sur son adresse professionnelle : seuls les collaborateurs d’une entreprise peuvent rejoindre le groupe. En l’occurrence, pour partager le test avec les équipes de notre maison-mère Alptis, nous avons utilisé nos alias d’adresses de messagerie avec l’extension @alptis.fr.

Lier Facebook at work à son compte perso

  • soit avec son adresse professionnelle, sans lien avec le profil perso.

 

Une interface familière et facile d’utilisation

C’est résolument le point fort de FB@W  : la simplicité d’utilisation. On connaît tellement l’interface qu’on y retrouve immédiatement ses petits. Facebook a fait le choix de proposer une solution proche de son réseau social grand public au niveau de l’ergonomie et des fonctionnalités. Et c’est le bon.  « Je trouve ce réseau social d’entreprise plus agréable, plus logique et plus maniable que les autres », indique Lorys.  «La plupart d’entre nous sont habitués à utiliser Facebook à titre personnel, souligne Marie. Il y a donc une plus grande facilité d’adoption de la version professionnelle. »

Home

Cet aspect familier de l’interface permet de réduire le temps d’adaptation à l’outil : « On sait presque immédiatement ce que l’on peut faire ou ne pas faire », précise Rémy.  Pour certains, il permet même de lever les inhibitions : « Je trouve qu’il y a moins de freins, c’est plus facile de réagir et de partager des informations (personnellement je m’y sens moins « timide »), confie Anne-Laure. Paradoxalement, c’est peut-être parce ce réseau social d’entreprise est perçu comme moins « professionnel ». »

 

Une organisation en groupes appréciée

Creation de groupe Facebook at Work
Facebook at Work permet de créer différents types de groupe, en fonction de ses objectifs.

Comme sur la version classique de Facebook, il est possible de créer trois types de groupes sur Facebook at Work :

  • des groupes publics dont tout le monde peut voir les membres et les publications ;
  • des groupes fermés qui peuvent être trouvés par tout le monde mais dont les publications sont visibles uniquement par les membres ;
  • des groupes secrets qui peuvent être trouvés et consultés uniquement par les membres.

Les groupes faciles à créer et à gérer. Ils sont très pratiques pour le partage et la veille d’informations. « On peut repérer des groupes traitant de thématiques qui nous intéressent et demander à les rejoindre (groupes publics ou fermés). Je suis par exemple membre d’un groupe de veille sur le SEO », témoigne Arnaud. « Avec les groupes, partager un article auprès de ceux que le sujet peut réellement intéresser est rapide et simple », précise Anne-Laure.

Contrairement à d’autres outils testés comme Chatter de Salesforce, qui réclame plusieurs clics pour une action, il suffit sur FB@W de copier-coller l’URL d’un lien dans la zone « Message : exprimez-vous » pour que l’affichage du lien soit mis en forme. Un simple clic sur le bouton « Publier » et le post est en ligne. Comme sur la version grand public.

 

Partager ses médias et fichiers en toute simplicité

Autre atout majeur pour le partage et le suivi des projets de l’entreprise : le versioning de fichier. A chaque fois qu’un fichier est modifié puis ré-uploadé, la version est conservée. Cela permet d’avoir un historique des changements et de retrouver la version originale d’un document. Les différentes versions du document s’incrémentent au fur et à mesure des uploads dans l’interface. Chaque version est numérotée par ordre croissant. On sait qui et quand a mis en ligne chaque version du document.

Versionning de fichier

Et ce n’est pas tout. Sur les réseaux sociaux, on partage souvent plus de vidéos et de photos que d’articles. FB@W n’y coupe pas. « Les collaborateurs auront un moyen simple de partager leurs photos à la suite d’événements internes (que l’on peut d’ailleurs créer sur FB@W), par exemple », décrit Lorys. Comment ? En créant des albums photos partagés. Fini la surcharge du répertoire interne partagé avec les centaines de photos du séminaire !

Album photo Facebook at Work

Et si un utilisateur souhaite conserver pour son usage certains éléments (images, vidéos, liens…), il peut les sauvegarder et les retrouver dans un espace personnel ad hoc.

Sauvegarde de lien Facebook at Work

Des moyens pratiques pour communiquer avec ses collègues

Tchat Facebook at work
Un service de tchat comme sur la version tout public de Facebook

Tchat, appel audio, visio-conférences : ces trois modes de communication sont possibles. En 10 jours, c’est surtout le tchat que nous avons testé.  Marie remarque toutefois qu’il serait intéressant d’avoir le présentiel, c’est-à-dire la liste des personnes présentes dans l’entreprise à un instant T (comme c’est le cas sur Yammer, le RSE de Microsoft). « Ainsi, si l’on souhaite faire un appel en visio ou du tchat avec une personne, on voit tout de suite si c’est possible ou non. »

À noter que pour recueillir facilement l’opinion de ces collègues, il est aussi possible de réaliser des sondages.

 

Toute action sur le RSE entraîne par défaut une notification par e-mail : on peut suivre à tout moment l’activité sur le réseau mais la quantité de mails reçus peut vite devenir envahissante. Notamment dans le cas de plus grandes entreprises que la nôtre, avec des collaborateurs actifs. Une solution : modifier les paramètres de notification… au risque de passer à côté d’informations importantes !

 

Quelques craintes persistent…

La question de la confidentialité des données

C’est la principale préoccupation, et de l’entreprise, et des collaborateurs. Arnaud s’interroge : « Certaines publications auraient autrefois fait l’objet d’un email. Bien que l’accès soit théoriquement limité aux membres de la société, les données stratégiques ont-elles réellement leur place sur un réseau social ?« . Dans sa charte d’engagement, Facebook s’engage à ne pas divulguer les données échangées sur son RSE à d’autres entreprises. Mais des interrogations émergent sur l’usage que le géant américain pourrait lui-même faire de ces informations.

Autre inquiétude évoquée : la perméabilité entre univers professionnel et personnel. Facebook at Work permet en effet de créer son compte professionnel à partir de son profil Facebook personnel (les deux univers étant selon Facebook bien cloisonnés). Les avis des utilisateurs sont partagés : si certains trouvent pratique la possibilité de passer de l’un à l’autre en quelques clics, d’autres trouvent ce rapprochement peu rassurant… Une crainte toutefois atténuée par la possibilité laissée par Facebook de créer un compte spécifique non lié à son profil personnel.

 

Quel avenir pour la solution ?

La version de Facebook at Work testée étant bêta, quelques-uns de nos collaborateurs  s’interrogent sur son évolution et notamment sur son coût. Le service, actuellement gratuit, pourrait-il devenir, entièrement ou en partie, payant ? Pour Marie, même s’il devient payant il sera sûrement peu onéreux : « Ce n’est pas sur cet aspect que Facebook  gagnera de l’argent. Facebook se servira plutôt des données en sa possession ».

Rémy pousse même plus loin le questionnement : « Sait-on seulement si ce service va fonctionner ? Après tout, on ne peut pas être le meilleur partout… »

 

Facebook at Work, une potentielle distraction pour les salariés ?

Tous les testeurs ne sont pas du même avis sur la question. Certains craignent que la mention « at Work » ne suffise pas à limiter les risques de dérives, c’est-à-dire un trop grand nombre de discussions non professionnelles. Marie ne partage pas cette inquiétude : « Le RSE permet de se distraire en ayant des informations de veille intéressantes en rapport avec notre activité. Dans tous les cas, je pense que l’être humain a besoin de moments de distraction et FB@W (ou tout autre RSE) offre ces échappatoires dans un cadre qui reste essentiellement pro. Je trouve également que c’est un outil qui participe à la cohésion de l’équipe. »

 

Des suggestions pour améliorer le service ?

 

1/ Améliorer la pertinence du fil d’actualité :

Lorys : « Lorsque je suis connecté à un réseau social d’entreprise, je n’attends pas d’être informé sur le changement de photo de profil de mes collègues.  L’algorithme devrait être conçu de sorte à ce que l’information soit mieux hiérarchisée. L’idée serait de permettre à chaque personne de qualifier les sujets les plus importants pour elle. La page d’accueil de Facebook at Work pourrait ainsi mettre en valeur les éléments les plus pertinents. »

 

2/ Un usage perfectible des groupes :

Il pourrait être pratique d’attribuer un ordre d’importance aux groupes auxquels on appartient. L’accès aux groupes les plus utilisés serait ainsi plus direct. Autres propositions pour les groupes projet :

  • une fonctionnalité permettant  d’assigner directement  des tâches aux membres, à la manière de Producteev ;
  • la possibilité de cacher tous les messages pour pouvoir mettre en évidence la dernière solution proposée.

 

3/ Un accès direct aux pages entreprises

Alptis, cmonassurance et mutuelle.fr gèrent des pages Entreprise sur Facebook grand public. Pour Anne-Laure, « il pourrait être pratique pour les administrateurs de ces pages d’y accéder depuis leur page d’accueil Facebook at Work ».

 

4/ Facebook at Work sur tablette ?

L’application mobile est vue comme un « plus » par la plupart des utilisateurs interrogés. A contrario, l’absence d’application sur tablette, même si elle est sûrement temporaire, est perçue comme un frein…

 

5/ Pouvoir ajouter des documents dans un commentaire à un post.

Lorsqu’un utilisateur publie un post et que l’on souhaite le commenter, seules deux actions complémentaires sont possibles : ajouter une image ou un smiley. Dans le cadre d’un RSE, la possibilité d’ajouter un document serait bienvenue.

 

Les notes :

Note globale :

9Inscription :

9

Facilité d’usage et d’appropriation :

9

Messagerie instantanée :

8

Partage de fichiers :

8

Prix (la version bêta est gratuite) :

10

Confidentialité :

point
9/10.  Un outil peut faire plein de choses, à condition de savoir s’en servir. Partant du postulat (et des chiffres de fréquentation) que tout le monde utilise Facebook, la firme de Palo Alto a calqué la version bêta de son RSE sur son interface grand public. Un coup de maître qui permet de « zapper » l’étape d’appropriation et de formation des utilisateurs. A l’usage, on se rend compte que FB@W répond à la plupart des attentes d’un réseau social professionnel. Des améliorations viendront sans doute enrichir une base saine. Une question reste en suspens avant le lancement officiel : quid du prix ? Et deux inquiétudes demeurent concernant la confidentialité des données de l’entreprise et  l’étanchéité des publications entre les profils pro et perso.

 

Conclusion

Il y a des signes qui ne trompent pas : en quelques jours, tous les collaborateurs ont basculé de Chatter, en test depuis plusieurs mois, à FB@W. L’activité sur le RSE est plus intense, les échanges d’informations plus nombreux : on y retrouve l’activité d’un réseau social et la réactivité d’une messagerie instantanée. Plus personne ne parle de l’intranet !

D’autres galops d’essai ont lieu dans l’entreprise, notamment avec Yammer. Reste à miser sur le bon cheval.

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